¿Qué hay en mi armario digital?

Imagina que esta noche tienes una cena romántica: en el armario hay un pantalón de chándal, unos tejanos viejunos y un pantalón tipo sastre en tu color favorito. ¿Cuál te pones?

Parece que no hay mucho que pensar, ¿verdad? Pues así debería ser tu elección de herramientas para gestionar tu negocio. Ni drama, ni pereza, ni 27 pestañas abiertas en Chrome.

En este artículo te voy a contar qué hay en mi "Tech Stack", o dicho en cristiano: en mi armario de aplicaciones digitales. Las que de verdad uso. Las que no me hacen perder el tiempo. Las que me ayudan a no acabar llorando en posición fetal cuando se acumulan tareas.

Te lo cuento todo: desde cómo gestiono el tiempo y las tareas, hasta cómo evito el agobio y el caos. Y si eres más de papel que de pantalla, tranqui, que también hay plan para ti.

Herramientas para gestionar el tiempo y las tareas

Para saber en qué he empleado, estoy empleando y voy a emplear mi energía, tengo un trío de apps básicas en mi día a día:

• Para planificar el futuro: Cuando quiero aterrizar las tareas de un proyecto que aún no he empezado, uso Asana.

• Para no pajarearme en el presente: Las tareas clave que sí o sí tengo que hacer hoy, van a Google Calendar.

• Para revisar qué ha pasado en el pasado: Para darme cuenta de en qué demonios se me va el tiempo, uso Toggl.

Versión papel: Por un lado, ten una lista con todas las tareas. Y cada día, una hoja nueva con tres columnas: hora de inicio, tarea, y hora de fin. Regularmente, revisa en qué se te va el tiempo. 

Tener claro en qué empleas tu tiempo es fun-da-men-tal para ser más realista en tu planificación y más eficiente en el día a día..

Herramientas para equilibrar proyectos y responsabilidades

Que no te pille el toro con los impuestos, entregas o lanzamientos. La clave es reservar tiempo de forma realista (y defenderlo como si fuera la última oliva del vermut).

• Para tener el año a vista de pájaro: Uso Miro, una pizarra virtual que me permite planificar grosso modo proyectos y reservar semanas concretas para hacer revisiones mensuales o trimestrales siguiendo el calendario.

• Para tomar notas: Para acordarme de en qué punto me encuentro en cada proyecto, y hacerme “recetas” con el paso a paso de mis procesos de empresa, uso Notion.

Versión papel: Te propongo un calendario grande en la pared con post-its (o cinta de pintor, que es low-cost y pega igual) y rotuladores de colores para marcar proyectos. Para tus recetas y proyectos usa carpetas de anillas con sobres transparentes, una para cada proyecto y área de tu negocio.

Cuanto más anotes lo que aprendes sobre la marcha, más fácil te lo pondrás a ti misma en el futuro. Tu yo de dentro de seis meses te lo va a agradecer con un abrazo fuerte.

Herramientas para gestionar tu disponibilidad

Como dijo Jeff Goldblum en Jurassic Park: “La vida se abre camino”. Siempre va a haber imprevistos. Pero eso no significa que vivas con el móvil pegado 24/7.

• Para que no te descoloquen la agenda cada dos por tres: Uso Calendly. Tú decides tu disponibilidad y compartes el enlace para agendar reuniones. Se acabó el “¿cuándo te viene bien?” infinito.

• Para comunicar urgencias: Telegram. Es mi canal con clientas entre sesiones. Durante años defendí WhatsApp como mi santuario personal… pero la realidad me hizo rendirme y abrir un número de negocio. Eso sí: lo vigilo como si fuera una planta delicada. Que no se me vaya de las manos.

Versión papel: Una sola agenda. Si no siempre la tienes a mano, acostúmbrate a tomar nota y decir: “Gracias, te confirmo la hora mañana”, y pasar esa nota a la agenda única. Te ahorrarás dolores de cabeza y malentendidos.

Hagas lo que hagas, marca unas horas de reuniones y cúmplelas. Fija una disponibilidad y una política de cancelaciones y comunícala con la cabeza bien alta. Igual que la frutería no está abierta a las 3 de la mañana, tampoco tú debes estar disponible 24/7.

Herramientas para evitar el agobio 

Tu negocio puede tener picos de curro y momentos de estrés, vale. Pero vivir con la lengua fuera no es obligatorio. Las siguientes herramientas no son “de empresa”, pero me permiten tener la salud para navegar cualquier tormenta.

• Como ya te conté en este post, cuando empecé a trabajar de autónoma quise liberarme de gimnasios. Por eso uso la app LesMills+ para hacer ejercicio cuando y donde quiera.

• Además de la terapia, para evitar el agobio de pensamientos intrusivos uso la app de meditación Headspace, que tiene meditaciones guiadas y estiramientos que me relajan y me devuelven al momento presente.

Versión papel (o cuerpo presente): Si la meditación y el ejercicio en una pantalla no es lo tuyo, no hay nada más físico que un buen grupo de entreno o una comunidad a la que pertenecer.

Uses las herramientas que uses, para evitar el agobio para mí es esencial diseñar una agenda semanal que cubra tus necesidades básicas: salud, desarrollo personal, diversión, familia, amistades, sociedad, finanzas y desarrollo profesional. Y para eso no hay una app, sino tu paciencia y ganas de hacerte la vida más agradable.

¿Miedo a las herramientas digitales?

Te entiendo. Este Tech Stack no salió de un tutorial ni de un anuncio en Instagram. Es el resultado de muchos “esto no me sirve” y algunos “¡por fin algo que me funciona!”. Muchos años de ensayo y error; de probar poniendo aplicaciones nuevas con la consciencia de que tenía que encontrar la herramienta que se adaptara a mí, y no al revés. 

Mi consejo: no lo hagas todo de golpe. Añade una herramienta, pruébala, adáptala a ti. Y si no va contigo, fuera. No se trata de tener la última app de moda, sino la que te ayuda a vivir mejor (no a estresarte más).

Del mismo modo que no te compras toda la ropa de un año en un solo viaje a la tienda, sino que te tomas tu tiempo para ver cómo combina con el resto de tu armario, haz lo mismo con tu Tech Stack.

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