Durante muchos años fui lo que popularmente se conoce como «la chica para todo». Y ahora que me dedico a ayudar a otras personas a organizar sus negocios, miro atrás y pienso que muchas de las situaciones que viví tenían bastante menos que ver con nuestra capacidad para hacer el trabajo y bastante más con cómo estaban organizadas aquellas empresas. O, mejor dicho, con cómo no lo estaban.
Porque hay algo que pasa con bastante frecuencia cuando un negocio empieza a crecer. Llegan más clientes, aumentan las gestiones, se acumulan las tareas y empezáis a tener la sensación de que no llegáis a nada. Hasta que un día pensáis: «Necesitamos contratar a alguien». Y oye, tiene todo el sentido del mundo.
El problema viene cuando esa persona, que en principio iba a ser recepcionista o administrativa, acaba atendiendo llamadas, gestionando agendas, preparando facturas, coordinando proveedores, resolviendo incidencias y ocupándose de todas esas cosas que van apareciendo y que nadie sabe muy bien dónde colocar.
Vamos, la chica para todo. Un puesto que, curiosamente, no suele aparecer con ese nombre en las ofertas de trabajo.
Cuando el negocio crece más rápido que su organización
Muchas montáis un negocio porque conocéis muy bien vuestro oficio, tenéis una buena idea o sabéis ofrecer un servicio que vuestros clientes necesitan. Pero saber hacer bien vuestro trabajo no significa que automáticamente sepáis organizar una empresa, gestionar un equipo o establecer procesos. Y es normal, porque una cosa es ser muy buena en lo tuyo y otra saber cómo hacer que todo un negocio funcione sin que tengas que estar pendiente de cada detalle.
Cuando empezasteis, seguramente lo llevabais prácticamente todo en vuestra cabeza. Sabíais qué había que hacer, quién necesitaba qué y qué asuntos estaban pendientes. Pero el negocio crece, incorporáis personas y aquella manera de funcionar empieza a hacer aguas. Las tareas se reparten según quién tenga un momento libre, los procedimientos se explican sobre la marcha y cualquier duda acaba llegando a vuestra mesa. Que para eso sois las jefas, ¿no?
Y cuando la cosa empieza a desbordarse, parece que la solución más evidente es contratar a alguien más. Pero quizá lo que necesitáis no son más manos, sino revisar cómo está organizado el trabajo que ya hacéis.
De hecho, ya hablé de esto cuando conté mi experiencia coordinando una escuela de inglés en «Cómo me enamoré del Departamento de Operaciones». Allí descubrí lo mucho que puede cambiar un negocio cuando dejamos de confiar en la improvisación como sistema de organización.
No confundamos contratar con organizar
Que conste que no tengo absolutamente nada en contra de contratar recepcionistas, administrativas o cualquier otro perfil de apoyo. ¡Faltaría más! Son profesionales que hacen un trabajo importantísimo y que necesitan conocimientos, criterio y unas condiciones laborales dignas.
Lo que me chirría es que a veces convirtamos estos puestos en un cajón de sastre donde acaba todo aquello que no sabemos muy bien cómo gestionar. Porque una cosa es necesitar a alguien que atienda a los clientes o lleve determinadas tareas administrativas y otra muy distinta es necesitar a alguien que ponga orden en el funcionamiento de vuestra empresa.
Si nadie tiene claras sus responsabilidades, si las decisiones se acumulan o si cada tarea se resuelve como buenamente se puede, incorporar a una persona más no va a hacer desaparecer esos problemas por arte de magia. Lo más probable es que esa nueva trabajadora acabe aprendiendo a base de ensayo y error, asumiendo funciones que nadie había previsto y convirtiéndose, poco a poco, en la persona a la que todo el mundo pregunta cuando no sabe qué hacer.
Y aquí entra otro de mis temas favoritos: la delegación. Porque delegar no consiste en pasarle a otra persona todo lo que te está quemando las manos. Para que alguien pueda asumir una responsabilidad necesita saber qué se espera de ella, tener la información necesaria y contar con autonomía para tomar decisiones. Si tiene que preguntaros cada dos minutos cómo hacer las cosas, quizá habéis conseguido quitaros alguna tarea de encima, pero seguís teniendo el mismo problema de fondo.
A veces necesitáis ayuda, pero no necesariamente otra contratación
Antes de lanzaros a publicar una oferta de trabajo buscando a alguien «polivalente, resolutivo y con capacidad de adaptación» —esa combinación que tanto me gusta—, quizá merece la pena mirar qué está pasando realmente dentro de vuestra empresa.
Puede que necesitéis definir mejor las funciones de vuestro equipo, revisar cómo se toman las decisiones o detectar tareas que se están duplicando sin que nadie se haya dado cuenta. Y puede que, después de hacer ese ejercicio, descubráis que sí, que hace falta contratar a alguien. Pero al menos sabréis qué perfil necesitáis y para qué.
También podéis contar con ayuda externa puntual que os ayude a identificar los bloqueos, repartir mejor las responsabilidades y encontrar una forma de trabajar que no dependa de estar apagando fuegos continuamente.
No se trata de contratar menos ni de conseguir que vuestro equipo haga más cosas en menos tiempo. Se trata de distinguir cuándo falta personal y cuándo lo que falta es organización, porque son dos problemas distintos y necesitan soluciones distintas.
Que nadie tenga que ser la chica para todo
Si algo aprendí de mis años como recepcionista es que ser resolutiva puede convertirse en una trampa. Empiezas echando una mano con algo puntual y, como resulta que lo haces bien, acabas siendo la persona que se ocupa de todo aquello que nadie sabe muy bien a quién encargar.
Y ahora, desde el otro lado, veo que muchas empresarias también habéis acabado siendo las chicas para todo de vuestros propios negocios. Seguís tomando demasiadas decisiones, resolviendo incidencias y estando pendientes de mil detalles porque vuestra empresa ha crecido, pero la organización se ha quedado en aquella primera etapa en la que lo hacíais prácticamente todo vosotras.
Así que, si últimamente pensáis que necesitáis incorporar a alguien que sepa hacer un poco de todo, quizá antes convendría preguntaros qué necesitáis exactamente que resuelva esa persona.
Puede que la respuesta sea una nueva contratación. Pero también puede que lo que necesitéis sea organizar de otra manera la empresa que ya tenéis.
¿Vuestra empresa ha crecido, pero seguís trabajando como cuando empezasteis?
En Olga Niza acompaño a empresarias y equipos a revisar cómo se organizan, cómo reparten responsabilidades y cómo toman decisiones. Tanto a través de sesiones de trabajo como de talleres para empresas, buscamos formas de trabajar que tengan sentido para el negocio que tenéis hoy, no para el que montasteis hace cinco años.
(Si quieres recibir en tu correo este post y todos los que vendrán, suscríbete a la newsletter “El Rincón Olganizado”)
