¿Delegar o no delegar? Esa es la cuestión

Un día te despiertas y empiezan a llegar buenas noticias a tu bandeja de entrada: ¡nuevos clientes! Sin embargo, la alegría dura poco porque todas esas tareas rutinarias y aburridas no han desaparecido. Y el trabajo se acumula. De repente quieres una copia de ti, un doble, porque nadie las hará como tú.

Con el aumento del volumen de trabajo llega una llamada: la llamada a delegar. Pero, ¿qué delegar?, ¿cómo hacerlo?, ¿a quién encontrar?.

Hoy conduciremos por la carretera que lleva de la sobrecarga a la liberación. Empezando por cómo detectar la tarea que te pesa, continuando por la transmisión de conocimiento y finalmente las preguntas clave para localizar a la persona adecuada.

Personalmente, últimamente he empezado a sentir la llamada de la delegación. Siento que ha llegado el momento de librarme de una carga que me lleva pesando desde hace meses y se ha hecho insostenible. Si tú también la oyes, sigue leyendo.

Descubrir lo que quieres delegar

Encontrar cuál es la primera tarea (o responsabilidad) que delegarás no es sencillo. Has abrazado tanto el papel de persona orquesta que te cuesta diferenciarlo en tu cabeza.

Para saber qué quieres delegar realmente, repasa lo que haces en un día y pregúntate: ¿Quiero que ESTO sea parte de mi vida?. Aunque parezca una pregunta agresivamente existencial, cuando te acostumbres a hacértela empezarás a ver claramente qué tareas no te vale la pena hacer.

Es más, aquí tienes un par de preguntas más para terminar de localizarlas: ¿Si tu empresa tuviera 100 empleados estarías haciendo ESTA tarea?, ¿y si tuviera 10?, ¿y si tuviera 3?

Esas tareas concretas que no harías si tu empresa tuviera alguna persona más en el equipo son las que puedes empezar a delegar. Así, pasarás del "necesito un doble" a "necesito alguien que haga concretamente esta cosa", y con esta perspectiva realista puedes empezar a accionar.

Nadie lo va a hacer como tú

¿Sabes por qué? porque ni tú sabes cómo lo haces. Sabes que te sale, sabes que lo haces, pero probablemente nunca hayas escrito qué pasos sigues. No te ha hecho falta.

Has creado y refinado los procesos de tu empresa en soledad, a base de ensayo y error. El conocimiento que has acumulado en este tiempo es el llamado "tácito", y para que se pueda transmitir a otras personas debes convertirlo en "explícito", es decir, un conocimiento estructurado, almacenado y distribuido.

Pero... Olga, ¡¿me estás pidiendo en serio que redacte un manual de instrucciones?! Que no cunda el pánico. Más bien, piensa en el papel arrugado de esa receta familiar al que acudes cada vez que quieres hacer una comida especial.

Es sencillo, es cutre, PERO FUNCIONA. Es la versión más amable y eficaz de transmitir conocimiento. Empieza por escribir una lista sencilla y a partir de ahí irás descargando tu saber. Cuanto más natural sea para ti alimentarlo, antes podrás delegar la tarea.

Pide por esa boquita: el sandwich de pavo

En este punto, ya sabes qué quieres delegar y tienes tu receta por escrito. Ahora bien, ¿cómo sabes que esa persona va a entender lo que quieres que haga?

Para ello, te recomiendo que no sólo escribas cómo lo haces, sino también que concretes cuál es el resultado exacto que deseas. No es lo mismo pedir "llévame la contabilidad" que: "quiero recibir semanalmente un correo con un link a un excel que contenga los movimientos del banco punteados con los números de factura correspondiente y una carpeta en Drive con los pdfs".

Como buena millenial, tengo escenas de Los Simpsons para cualquier escenario, y éste no es distinto. Fíjate en cómo Homer pide de manera muy concreta ese sandwich de pavo para asegurarse que recibe lo que quiere.

Ya ves que es tan importante pedir lo que deseas como lo que no quieres que ocurra cuando vayas a delegar una tarea. Aunque a ti te parezcan detalles obvios, la persona externa que lo reciba lo agradecerá.

¿A quién lo quieres delegar?

Ya sabes lo que quieres y, sobre todo, lo que no quieres. Ahora toca sustituir esa mano de mono mágica por una persona real.

Toda esta introspección que has hecho se va concretando según te imaginas a esa persona: ¿qué necesitaría saber para hacer esta tarea?, ¿tendría estudios o experiencia en un campo concreto?, ¿qué habilidades tendría?, ¿en qué áreas sabría más que tú?, ¿cuánto cobraría?, ¿sería autónoma?.

Tómatelo como un ejercicio de imaginación, más que de investigación intensiva. Muchas contrataciones se hacen por recomendación, y si tienes una imagen mental de la persona en quien quieres delegar, será mucho más fácil que la puedas describir en tus círculos conocidos.

Todas estas preguntas te acercarán, una a una, a la persona que está esperando para tomar el testigo de esa tarea que a ti se te está atragantando.

Cómo quieres delegarlo: la varita casi mágica

Como último paso para delegar con confianza, te voy a pedir que le pongas un poco más de imaginación para que te imagines vuestra relación.

Delegar no es desprenderse por completo, sino mantener una relación de interdependencia. Una vez visualices el perfil de esa persona, piensa en cómo os vais a coordinar de manera cómoda. Imagina un dia de cada día en el que tú pides esa tarea y esa persona te la entrega, todo como si fuera una película con final feliz.

Y para que sea un ejercicio eficaz, procura no darle poderes mágicos a la persona que tienes enfrente. En vez de eso, imagina una sinergia real entre personas: ¿os reuniréis?, ¿escribirás un mail?, ¿te pasará un formulario con preguntas?.

Con la tarea, el perfil y el proceso en mente, será mucho más fácil ver si el perfil que necesitas es una agencia de marketing, un servicio adicional de la gestoría, asistencia virtual, gestión de proyectos, o una persona en prácticas.

Espero que esto te haya servido para que, a partir de mañana, empieces a tomar consciencia de cómo empezar a liberarte de las tareas que te están sobrecargando.

Si este ejercicio se te hace cuesta arriba, siempre podemos reunirnos para que te acompañe a visualizarlo y que pronto puedas disfrutar de más tiempo de calidad para ti y para tu empresa.

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